Häufig vermeiden wir das Wort Problem und nutzen Synonyme wie Herausforderung, Aufgabe oder Challenge.
Aber warum eigentlich? Was ist denn ein Problem?
Dietrich Dörner beschrieb 1976: „Ein Individuum steht einem Problem gegenüber, wenn es sich in einem inneren oder äußeren Zustand befindet, den es aus irgendwelchen Gründen nicht für wünschenswert hält, aber im Moment nicht über die Mittel verfügt, um den unerwünschten Zustand in den erwünschten zu überführen“.
Er unterscheidet in diesem Zusammenhang zwischen Problem und Aufgabe: „Wenn die Transformation des Ist-Zustands in den Soll-Zustand produktives Denken erfordert, stehen wir vor einem Problem.
Andernfalls handelt es sich nur um eine Aufgabe“. Bei einer Aufgabe liegt Alan H. Schoenfeld zufolge bereits ein Lösungsschema vor.
In meinen Worten gesprochen, mir stellt sich eine Aufgabe - ich habe aber nicht direkt eine Lösung dafür - ich habe ein Problem.
Problemorientierung als Startpunkt des Vorgehens
Dabei steht das Problem am Anfang und dieses gilt es zu lösen. Aber nicht immer ist bereits zu Beginn das Problem bekannt, häufig schauen wir zuerst auf Symptome. Mit den Symptomen hat es folgendes auf sich - bekämpfen wir diese - kommt das Problem immer wieder zum Vorschein.
Ein Beispiel: Die Mitarbeiter beschweren sich über die späten und oft fehlerhaften Lohnzahlungen. Erste Lösung ist das frühere starten der Abrechnung durch die Buchhaltung. Das Gehalt kommt nun früher, die Fehlerhäufigkeit wurde allerdings nicht reduziert. Hier wurde als Problem - die Buchhaltung startet zu spät mit der Gehaltsabrechnung - bearbeitet. Hierbei handelt es sich aber vermutlich nur um das Symptom, das dahinterliegende Problem - die Wurzel des Problems wurde nicht bekämpft.
Wie komme ich vom Symptom zum Problem?
Hier eignet sich die 5 x Warum-Frage-Methodik. Hierbei fragt ihr fünf mal warum und kommt in der Regel zum eigentlichen Problem.
Das Geld kommt zu spät bei den Mitarbeitern an.
Warum? - Die Buchhaltung startet zu spät mit der Abrechnung.
Warum? - Der Prozess dauert sehr lange.
Warum? - Wir müssen in der Buchhaltung händisch alle Daten aus den Personaldaten entnehmen.
Warum? - Arbeitstage, Fehltage, Überstunden und die Kontodaten liegen in verschiedenen Systemen oder bestehen nur als Stundenzettel in Papierform.
Warum? - Die Mitarbeiter füllen ihre Stundenzettel häufig im Auto oder auf der Baustelle aus, die Frau vom Chef hat einen Tischkalender für die Krankmeldungen und die Personaldaten liegen mir digital in einer Excel vor.
Hier wäre bereits eine Problemtiefe erreicht, die eine Bearbeitung des Problems ermöglicht, um dieses nachhaltig abzustellen.
Wie gehst Du mit Problemen um?
Kontaktiere mich gerne oder kommentiere unter dem Post.
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